Khi dịch tiếng Nhật sang tiếng Việt, khi các bước dịch/ check đã hoàn thành thì việc tiếp theo đó chính là nộp bài hay xuất bản. Việc nộp bài hay xuất bản chính là việc công bố bản dịch của chúng ta, có thể nói bản dịch là một bộ mặt của dịch giả.

Chúng ta hãy suy nghĩ rằng việc nộp bài cũng giống như khi tặng quà sinh nhật cho gia đình, người thân và bạn bè vậy. Vì vậy, ngay cả khi chúng ta trau chuốt bản dịch như thế nào nhưng cách chúng ta nộp bài hay xuất bản xảy ra sai sót thì sẽ để lại ấn tượng không tốt với người nhận, hay độc giả.

• Ở bài viết này chỉ đề cập đến việc nộp bài cho khách hàng.

1. Tạo file QA

a. Mục đích của file QA

File QA là file để người dịch/check trao đổi với khách hàng về nội dung bài dịch tiếng Nhật sang tiếng Việt. Hãy tận dụng file QA để trao đổi với khách hàng khi:

• • • Văn bản gốc có lỗi (Những lỗi rõ ràng trong source như: lỗi đánh máy, sai ngữ pháp, lỗi ký hiệu, v.v…)
    • Có bất kỳ điểm nào không rõ về thông tin trong file gốc (Lỗi về số liệu, điểm cần xác nhận độ chính xác, v.v…)
    • Những thắc mắc về cách đọc kanji (Cách đọc kanji tên riêng, địa điểm, v.v…)
    • Hay khi không biết chắc rằng đã hiểu đúng nội dung của file gốc (Những chỗ trong văn bản còn phân vân, không biết đã dịch đúng ý không), v.v…

Vì file QA được dùng để giao tiếp với khách hàng nên cũng cần thực hiện theo trình tự để tránh sai sót.

• • • Thực hiện tra cứu trong phạm vi khả năng của bản thân
    • Tập hợp những câu hỏi về source và kết quả tra cứu vào file QA
    • Đề xuất “bản dịch tạm” mà bản thân người dịch cho là tốt nhất
    • Cách tạo file QA

Mẫu file QA có thể do công ty biên dịch cung cấp, nhưng phần lớn những người dịch thuật chuyên nghiệp sẽ tự tạo mẫu file QA riêng, thường sẽ là file excel.

Thời điểm nộp file QA sẽ khác nhau tùy thuộc vào công ty biên dịch hoặc nội dung dự án. Ngoài ra, chúng ta có thể nộp QA cùng với file dịch, hoặc nộp khi đang tiến hành dự án và đợi sự xác nhận của công ty biên dịch/khách hàng. Vì điều này sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể, nên người dịch và người check cần xác nhận thời điểm nộp trước trong trường hợp đó là công ty lần đầu hợp tác.

Khi tạo file QA hãy trình bày cẩn thận điều chúng ta muốn hỏi, trao đổi với khách hàng. Nên trình bày ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, súc tích hết mức có thể. Có thể thấy điều này khá đơn giản nhưng thực hiện tốt sẽ thể hiện với khách hàng rằng chúng ta có để tâm vào bài dịch và tăng sự tin tưởng với khách hàng.

Thông thường, chúng ta sẽ đính kèm file dịch và file QA trong email gửi lại khách hàng. Tuy nhiên, tùy vào kích thước file mà bạn có thể gửi qua Cloud (dịch vụ đám mây) hoặc các ứng dụng hỗ trợ khác.

b. Một số lưu ý khi gửi file QA

Chúng ta nên chú ý khi viết email cho khách hàng, chúng ta không nên sử dụng cách hành văn thiếu tôn trọng (sử dụng văn nói, thể ngắn, v.v…) vì sẽ mang lại ấn tượng không tốt cho khách hàng.

Chúng ta cũng không cần thiết phải viết câu quá dài và phức tạp, chỉ nên diễn giải rõ ý mình muốn nói. Việc viết quá dài sẽ khiến cho khách hàng bị rối, và không rõ ý chúng ta đang muốn truyền đạt. Bên cạnh đó, hãy cố gắng viết email thật chân thành, không nên quá lạm dụng template (mẫu có sẵn) trong việc viết email và QA gửi đến khách hàng.

File QA và cách viết email là 2 trong những điểm sẽ để lại ấn tượng sâu đậm với khách hàng khi làm việc với bạn, vì thế hãy cố gắng thực hành tạo file QA và viết email để có thể lấy được thiện cảm từ phía khách hàng. Đây sẽ là những đánh giá tốt có thể giúp đỡ chúng ta sau này.

Green Sun Linguist Team
(Còn tiếp)

Xem thêm:

Kỳ 43 –Nâng cao kỹ năng bản thân phần 23

Kỳ 45 – Lưu ý khi nộp bài phần 2