英語で手紙を書くときのコツと実例ガイド｜ビジネス＆個人向け5つのヒント付き

なぜ英語での手紙は今でも重要なのか？

しかし実は、英語で手紙を書くことには、今もなお大きな価値があります。
それは単なる感傷ではなく、ビジネスと個人の両面において次のような意義があるからです。

📌 個人にとっての価値
　● 自分の気持ちを丁寧に伝えられる
　● メッセージが形として残る
　● 相手への誠意や思いやりが伝わる

📌 ビジネスにとっての価値
　● フォーマルなやり取りに適している（例：推薦状・謝罪文・お礼状）
　● 海外のパートナーに信頼感・丁寧さを伝えられる
　● メールと違って「特別感」を演出できる

このように、手紙は使い方次第で非常に効果的なコミュニケーション手段になり得ます。
本記事では、初心者の方でも安心して始められるよう、
　● 手紙の基本構成
　● 目的別の書き方の違い（ビジネス vs プライベート）
　● おすすめの書き出し・結びの表現
　● 5つの実践的なヒント
などを丁寧にご紹介します。

1. 英語での手紙の基本構成【ビジネス & プライベート共通】

英語の手紙には、共通して押さえておくべき5つの構成要素があります。
それぞれの役割と書き方を、ビジネスでもパーソナルでも活用できるよう整理しました。

① 日付（Date）

● 手紙を書いた日付は、手紙の最上部左側に記載します
● 英語圏では、イギリス式とアメリカ式で書式が異なります
例：

• GB英式（イギリス）：5 April 2025
• US米式（アメリカ）：April 5, 2025

📎 詳しくは Green Sun の関連記事でフォーマットの違いをご紹介しています。

② 宛名（Recipient’s Name）

● 相手の名前を明記します
● カジュアルな場合：Dear Emma／Hi John など
● ビジネスでフォーマルな場合：Dear Mr. Smith／Dear Ms. Johnson

※相手の肩書きや敬称は、関係性と目的に応じて使い分けましょう（次章で詳しく解説）。

③ 本文（Body）

手紙のメインコンテンツで、次の3つに分けて書くと読みやすくなります：

1. 書き出し（Opening）：目的やあいさつなど
2. 本文（Main Message）：伝えたい内容の詳細（箇条書き可）
3. 結び（Closing）：まとめ・今後のアクション・相手への一言

④ 結びの言葉（Closing Phrase）

● ビジネス：Sincerely／Best regards／Yours faithfully
● 個人向け：Take care／With love／All the best など

📎 相手との関係性に応じた使い分けが必要になります（後述にて詳細説明あり）

⑤ 署名（Signature）

● ビジネス用途：フルネーム＋肩書き＋会社名まで書くのが基本
● 個人用途：名前のみでOK

例（ビジネス）：
　Mai Tanaka
　Marketing Manager
　Green Sun Co., Ltd.

2. 状況別によく使われる「手紙の書き出し表現」

英語で手紙やメールを書くとき、最も悩みがちなのが「書き出しの一文」です。
「どんな言葉から始めればよいのか？」
「不自然ではないだろうか？」
そんな不安を解消するために、ビジネス・パーソナル両方の例文を状況別にご紹介します。

🟩 ビジネスでの書き出し（Professional）

● 状況①：プロジェクトや業務の途中連絡
例文：
　I am writing to follow up on…（〜に関してフォローのためご連絡差し上げております）

● 状況②：感謝・丁寧なお礼を伝えるとき
例文：
　I truly appreciate your support.（ご支援に心より感謝申し上げます）

● 状況③：やむを得ず断る・遅延を伝えるとき
例文：
　Unfortunately, I will not be able to…（あいにく〜することができません）

📌 ポイント：
ビジネスでは、丁寧・簡潔・目的が明確であることが大切です。長くなりすぎず、冒頭から要点を伝える構成を意識しましょう。

🟩 プライベートでの書き出し（Personal）

● 例文①：久しぶりに連絡を取るとき
　How have you been?（最近どうしてる？）
　It’s been a long time since we met.（最後に会ってからずいぶん経ったね）

● 例文②：近況報告や思い出話をしたいとき
　I wanted to share some recent updates with you.（最近の出来事を共有したくて
　I miss our conversations.（あなたとの会話が恋しいです）

📌 ポイント：
パーソナルレターでは、あいさつ＋心情の共有が効果的です。話しかけるようなトーンを意識しましょう。

3. ビジネスで使える「フォーマルな手紙の書き方」

ビジネスで手紙を送る場面には、以下のようなものがあります：

• 求人応募（カバーレター）
• 推薦状
• 辞職・異動通知
• 商品・サービスの依頼・問い合わせ
• 謝罪・お礼の文書 など

このような手紙では、形式・文体・敬語表現が特に重要です。

ここでは、英語での「フォーマルレター」の基本構成と書き方の例をご紹介します。

📌 基本構成（Outside → Inside）
🔹 外部情報（Outside Structure）

1. 差出人住所（左上）
2. 日付（住所の下に）
3. 受取人情報（氏名・役職・会社名・住所）

🔹 本文（Inside Structure）

1. 宛名（Salutation）

Dear Mr. Smith ／ Dear Ms. Johnson
※相手の名前が不明な場合：Dear Sir or Madam

2. 導入文（Introduction）

I hope this message finds you well.
Today I am writing this letter to…（目的を明記）

3. 本文（Body）

内容を段落で分けて記載（2～4行程度で読みやすく）
丁寧な表現＋簡潔さを両立させる

4. 結論（Conclusion）

まとめ＋次のアクションへの希望を記載
Should you have any questions, please feel free to contact me.
→ 読者が何をすべきかが明確になる

5. 結語（Closing Phrase）

Sincerely ／ Best regards など

6. 署名（Signature）

Mai Tanaka
Marketing Manager
Green Sun Co., Ltd.

📄 書式例：ビジネスレターのサンプル

4. 英語での「カジュアルな手紙」の書き方

友人・家族・親しい知人に送る手紙では、形式にとらわれすぎず、気持ちを伝えることが大切です。
ビジネスレターより自由度が高く、自然な語りかけのトーンが好まれます。
ここでは、英語で書く「カジュアルな手紙」の基本構成と、実際の例文をご紹介します。

📝 基本構成（カジュアルな英語の手紙）

1. 差出人の住所（紙の左上に）
2. 日付（その下に）
3. 宛名（Hi Emma／Hello John など）
4. 本文
   　- 書き出し（挨拶＋近況確認）
   　- 本文（個人的な話、質問など）
   　- 結び（温かいコメント、相手を気遣う言葉）
5. 結語＋署名（Take care／With love など）

📄 書式例：プライベートレターのサンプル

📌 ポイント：
● 表現はカジュアルでも、読みやすい段落構成にすると好印象
● 一人称で語りかけるように書くと、自然であたたかい文面になります

5. 手紙の「結びの一文」で、印象を丁寧に締めくくろう

手紙の本文を書き終えたら、最後にもう一つ大切なステップがあります。それが「締めの言葉（Closing Phrase）」です。この一文があることで、読み手に対して丁寧さ・思いやり・余韻を伝えることができます。
以下では、ビジネス用／パーソナル用それぞれの結びフレーズをご紹介します。

🟩 ビジネス向けの締めくくりフレーズ
● Yours faithfully（宛名が「Sir or Madam」のとき）
● Kind regards（一般的・丁寧・ややカジュアル）
● Best regards（やや親しみあり／継続的な関係性に）

📌 補足：
“Regards”を使うと丁寧かつ無難な印象に。初回〜2〜3回目までは “Kind regards” を使い、その後は相手に応じて調整すると良いでしょう。

🟦 パーソナル向けの締めくくりフレーズ
● Take care（お元気で）
● Talk to you soon（また近いうちに）
● All the best（すべてがうまくいきますように）

❤️ さらに感情を伝えたいときの一文
より感情を込めたい時は、結びの前に一文加えるのも効果的です。/
例：
● I’m always thinking of you.（いつもあなたのことを思っています）
● Thank you for always being there.（いつもそばにいてくれてありがとう）

📌 ポイント：
● 書き出し同様、結びも関係性と目的に合わせて選ぶこと
● 定型句の中でも、少しの工夫で印象をアップできます

6. 初心者でも実践できる「英語の手紙を書く5つのコツ」

① 手紙の目的を明確にする

● 感謝？依頼？報告？
→ 目的が定まると、文体・構成・語彙の選択もスムーズになります。

📎 目的を明確にすることで、内容のブレがなくなり、読者も理解しやすくなります。

② 相手は誰かを意識する

● 相手の立場・関係性・文化背景を考える
→ 丁寧さのレベルや言葉選びが適切に調整できる

📌 例：上司や顧客にフレンドリーすぎる表現は避ける／親しい友人にはカジュアルに

③ 文体と語彙を場面に合わせて選ぶ

● ビジネス用途：明確・簡潔・専門用語に配慮
● プライベート用途：柔らかく、感情が伝わる表現でOK

📎 ポイントは「誰に、何を、どんな雰囲気で伝えるか」を常に意識すること。

④ 文法とスペルを見直す

文法ミスや誤字脱字は、読み手の信頼感に影響します。
おすすめのチェック方法：
● Grammarly（英語の文法チェックツール）
● ChatGPT・Quillbot などのAI支援ツール

📎 Green Sunの関連ガイド：
ChatGPTで翻訳精度を上げる方法

⑤ 見た目の整え方も重要

● 段落ごとに改行
● 行間・余白・レイアウトに配慮
→ 見やすさ・読みやすさ＝印象の良さ

📌 Green Sunのおすすめ：
文章が変わるタイミングでは必ず1行空けて新しい段落に。特に開封後すぐに読まれる一通なら効果大。

7. フォーマルとカジュアルの違いを理解して、伝わる英語レターを書こう

英語で手紙を書くには、まず「フォーマル（正式）」と「カジュアル（親しみやすい）」の違いを理解することが大切です。

✅ 3つの違いポイント

📌 この違いを理解しておくことで、相手に合わせた文体選びができるようになり、伝えたい内容がよりクリアに届くようになります。

8. まとめ

今こそ、英語の手紙であなたの想いを届けよう

ビジネスでも、プライベートでも
手紙は「あなたの気持ち」や「敬意」を伝える強力なツールです。
どんなに短い文でも、適切な表現で綴られた言葉は、相手の心に残ります。
それが、あなたの印象や信頼につながるのです。

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