なぜ英語で領収書や請求書を書く必要があるのか？
請求書や領収書（いわゆる「Invoice」「Receipt」）は、私たちの生活においても日常的に目にする「取引証憑」のひとつです。
スーパーでの買い物、ATMの明細、国内外への商品の注文など、あらゆる場面に登場します。
そしてその重要性は、国際ビジネスの場面ではさらに高まります。
たとえば、オンラインショップのオーナー、スタートアップ企業、フリーランスなどが海外の顧客と取引する際、英語での請求書や領収書のやり取りは欠かせません。
明確に記載された請求書は、売り手と買い手の間の取引を透明化し、トラブルを防ぎ、信頼構築の土台にもなります。
正しく書かれた1枚の書類が、企業の「プロフェッショナリズム」を示す要素ともなるのです。
本記事では、Green Sunがその基礎と実務をわかりやすく解説します。
「請求書（Invoice）」と「領収書（Receipt）」の違いから、英語での記載ルール、実務に役立つポイントまで、ステップバイステップで丁寧にご紹介します。
1. 英語で「領収書」は何と言う？– “Receipt”と“Invoice”の違いを正しく理解する
「領収書」は英語で何と言うか？
この質問に対し、多くの方が「Receipt」と答えると思いますが、実はそれだけでは十分ではありません。
日本語における「レシート」と「領収書」は明確に区別されています。
● レシート：コンビニやスーパーなどで発行されるレジからの印字された明細票
● 領収書：企業間や事業者向けに発行される手書き・または正式な書類形式の証憑
一方で、英語ではこの違いは明確に区別されていません。どちらも “receipt” という言葉が使われるため、文脈によって意味を読み取る必要があります。
この点が、初めて英語で領収書を書く方にとっては、戸惑いや誤解の原因となるのです。
そこで次のセクションでは、「Receipt（領収書）」と「Invoice（請求書）」の正しい違いと使い分けを、目的・発行タイミング・対象別に明確に整理していきます。
「Invoice（請求書）」と「Receipt（領収書）」の違いを正しく理解しよう
ビジネスの現場において、「請求書（Invoice）」と「領収書（Receipt）」は、どちらも極めて重要な書類ですが、目的・発行のタイミング・使用対象が異なります。
以下はGreen Sunによる比較整理です。
請求書（Invoice）は、「これから支払ってください」という請求の意味を持つ書類です。サービス内容や金額、支払期限が記載されます。
一方、領収書（Receipt）は、「すでに支払いを受け取りました」という証拠書類として発行され、支払い済みの金額や方法などを記載します。
この2つの役割を混同せず、適切なタイミング・相手・内容で使い分けることが、信頼されるビジネス対応の第一歩です。
2. 英語で書く請求書の基本構成と記載項目【国際ビジネス対応フォーマット】
英語で請求書を正確に作成することは、プロフェッショナリズムの証明であり、
国際取引における法務・会計・信用管理の面でも非常に重要です。
ここでは、海外の取引先にも通用する英語請求書の基本フォーマットをご紹介します。
🧾 Part 1：Header（ヘッダー情報）
請求書の冒頭に記載すべき基本情報は以下の通りです。
✅ 1. タイトル（Title）
● 使用語：INVOICE または RECEIPT（目的に応じて）
● 書式：全大文字、中央揃えで明記
● → 一目で書類の種類が判別可能になります。
✅ 2. 発行者情報（Issuer Name & Business Info）
● 会社名または個人名
● 所在地住所
● 電話番号
● メールアドレス
● 納税者番号（Tax ID）など
例：
Green Sun Co., Ltd
1-2-3 Ebisu, Shibuya, Tokyo, Japan
TEL: +81-3-xxxx-xxxx
Email: contact@greensun.com.vn
Tax ID: 1234567890
✅ 3. 発行日（Date of Issue）
● 推奨形式：YYYY-MM-DD または DD/MM/YYYY
● 取引先とのやり取りでフォーマットを統一するのが望ましい。
✅ 4. 請求書番号（Invoice/Receipt Number）
● 一意の管理番号を付与（例：GS2024-0012）
● 会計処理・照会・保管が容易になります。
✅ 5. 発行者の住所（Address）
● 2番で省略した場合は、ここで正式な住所を必ず記載。
📌 次のセクションでは、Body（本文）＝取引内容と支払い条件の詳細について解説します。
請求書や領収書の日付表記も、英語ではルールが異なるため要注意です。日付の書き方に関するガイドも併せてご確認ください。
🧾 Part 2：Body（本文）– 取引内容・支払い情報の詳細
請求書において、本文（Body）は最も重要なパートです。
支払い条件・商品内容・金額などを明確に記載することで、誤解やトラブルを未然に防ぐことができます。
✅ 1. 顧客情報（Customer Information）
請求先の情報を明記します。
例：
Bill To:
Mr. John Smith
XYZ Trading Co.
789 Innovation Blvd, Los Angeles, CA, USA
Email: john.smith@xyztrading.com
✅ 2. 商品・サービスの明細（Description of Goods/Services）
● 提供した商品・サービスの内容を具体的かつ簡潔に記載
● 曖昧な表現（例：”translation”）は避け、詳細に（例：”Technical Document Translation – Japanese to English”）
✅ 3. 内訳表（Itemized Breakdown）
| 項目 内容 | 数量 | 単価 | 小計 |
| 翻訳（日本語→英語） | 10ページ | 3,000円／ページ | 30,000円 |
● 表形式、または「・（箇条書き）」でも構いません
● 数量 × 単価 = 小計 を明示し、合計の算出根拠をわかりやすく示します
✅ 4. 税金と合計金額（Tax and Total）
● 小計（Subtotal）
● 税率・消費税（VAT / Consumption Tax）
● 合計金額（Grand Total）
例：
Subtotal: ¥30,000
Consumption Tax (10%): ¥3,000
Total Amount: ¥33,000
✅ 5. 支払い方法（Method of Payment）
● 現金 / 銀行振込 / クレジットカード / PayPal などを明記
● 銀行振込の場合は、以下のように記載します：
例：
Bank: MUFG Bank, Ebisu Branch
Account Number: 1234567
Account Name: Green Sun Co., Ltd
SWIFT Code: BOTKJPJT
✅ 6. 備考（Additional Notes）
● 支払期限
● 返金ポリシー
● 保存依頼文 など
例：
Payment due within 14 days.
Non-refundable after service delivery.
Please keep this receipt for your records.
✅ 7. 署名（Signature – 任意）
● 紙の請求書や中小企業の場合：発行者の署名または会社印を追加
● 電子請求書の場合：署名不要なケースもありますが、請求書番号・発行日・詳細情報が明確に記載されていれば有効です。
3. 英語請求書を初めて書く人のための実用的5つのヒント
英語で請求書を作成する際、「正確性」だけでなく、「分かりやすさ」や「信頼性」も大切です。
以下に、初心者の方でもすぐに実践できる5つの実用的なコツをご紹介します。
✅ 1. 各国・各社の法的要件を事前に確認する
国や企業によって、請求書に必要な記載項目や形式には違いがあります。
たとえば日本では、「消費税」や「軽減税率」に関する表記が求められることもあります。
📌 参考資料（日本語）：
消費税制度ガイド（国税庁）
✅ 2. 翻訳ツール・文法チェックツールを上手く活用する
英語に不安がある場合は、次のような翻訳支援ツールやAI補助を活用しましょう：
● Grammarly（文法チェック）
● DeepL / ChatGPT（表現の確認）
● Green Sunの関連ガイド記事：
📄 参考リンク：
● おすすめ翻訳アプリと注意点
● 英語社名の登録方法
● 音声翻訳アプリまとめ
翻訳の精度を上げるために、アプリの活用もおすすめです。英語翻訳アプリの選び方と注意点についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
✅ 3. 内容は簡潔かつ明確に（言語面＋レイアウト面）
言語面の注意：
● 数量・重さは「kg」「g」など略さず記載
● 通貨（¥, JPY, USD など）や税率も明確に
レイアウト面の注意：
● 印刷時やPDFで見やすいように、行間や区切りを適切に調整
● 見出し・表・枠線などを活用し、視認性を高めましょう
📌 Green Sunからの提案：
複数の商品やサービスがある場合は、テンプレートを用途別に分けて管理することで、作業効率が大幅に向上します。
✅ 4. 請求書のファイル名と形式に注意する
送付時のファイル名の付け方も重要です。
● 発行側にとって： 過去の請求書を一目で識別・管理しやすくなる
● 受領側にとって： 内容・日付・対象が分かりやすく、信頼性向上に繋がる
推奨形式：
YYYYMMDD_顧客名_Invoice.pdf 例：20250414_Tanaka_Invoice.pdf
✅ 5. メール本文も丁寧に
請求書を送る際は、添付ファイルだけでなく本文にも一言添えることが信頼構築の鍵です。
例文：
Please find attached the invoice for our recent project.
Should you have any questions, feel free to contact us.
Thank you for your continued cooperation.
4. まとめ: このミスを避けて、プロフェッショナルな取引の第一歩を踏み出そう！
この記事を通して、「領収書 英語」の書き方について理解が深まったかと思います。
しかし、実は多くの企業がやってしまう「領収書 英語 読み方」に関するよくあるミスをご存知でしょうか？
それは、「日本語から英語への翻訳ミス」です。翻訳が不正確だと、コミュニケーション上の誤解を生み、ビジネスに不要なトラブルを引き起こす可能性があります。
そんな時に役立つのが、プロの英語翻訳サービスです。専門家のサポートにより、重要な書類も一言一句まで丁寧に翻訳され、安心して国際取引が進められます。
よくあるミスの一つに「直訳」があります。文脈に合わない翻訳は誤解を招く恐れがあるため、word-for-word翻訳を避けるコツもチェックしておきましょう。
📢 ビジネスのグローバル化において、翻訳ミスによる誤解が足かせにならないように！
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